【ビジネスメール】件名のつけ方!未読スルーされないメールを送るコツ

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あなたは自分のビジネスメールの書き方に

自信がありますか?

 

筆者は、特に誰かに教えてもらうわけでもなく

先輩を手本にしながらなんとなくでメールを作成していました。

 

件名は本文のおまけではないと気付いたのは上司に指摘されてから。

この記事は以下の本を参考に作成しています。

 

わかりやすい件名のつけ方

なるべく短く、必要事項を入れる

長い件名は読み取りにくいため、できるだけ簡潔にしましょう。

(例)
× △△社恒例総会後懇親会のメニュー変更をお願いします
○ 6/28の懇親会のメニュー変更のお願い
○ △△社懇親会のメニュー変更のお願い

 

差別化情報を伝える

差出人名、会社名、部署名、日付などの情報を入れましょう。

(例)
× 会場費用のお見積もり
○ 会場費用のお見積もり(△△旅行株式会社)
○ 国際会議場•利用費用のお見積もり

もしかしたら、先方は複数の場所に会場費用のお見積もりを依頼しているかもしれません。

会社名を入れることで相手の手助けになります。

また、商品名(上記の場合は会場名)などを具体的にすることでも差別化できます。

 

検索されそうな言葉を入れる

(例)
× 来週の総会のタイムテーブルをお知らせします。
○ 6/15△△株式会社株主総会のタイムテーブル(予定)

来週の総会とか抽象的すぎて何かわかりません。

 

ひと工夫

「+」を使って2つの要素

件名に合わない内容を付け加えてしまったときなどは、

「+○○」として内容が広がったことがわかるようにしましょう。

(例)
Re: 5/8忘年会の会場+余興のご相談
Re: ○○のトレーニングについて+マニュアル案

会場と余興という2つの内容について記載されているメールだとわかります。

 

冒頭に【 】をつけて強調

【至急】プリンターAが停止しています
【ご確認依頼】50周年記念式典ご出席者名簿の添付
【訂正】サーバーエンテナンスのお知らせ(管理課)
【再送信】オンライントレーニング受講のお願い

うっかり間違えた内容を送ってしまった時は、【訂正】をつけると親切です。

また、添付ファイルを付け忘れたなどで全く同じ内容のメールを送る場合は【再送信】と入れることで読む側の混乱を防げます。

【重要】もよく見かけますが、やたらと付けるのは失礼。重要かどうか判断するのは向こうです。ただし、上司が部下に注意喚起をするのであれば有効。

最後に( )で補足

新商品カレーの愛称について(案)
Re: 新商品カレーの愛称について(決定)

ただのRe:だけでなく後ろに(決定)と付けたのがポイント。

Re: 7月シフトリクエストについて(中村)

同じ内容のメールを相手が何通も受け取っていると分かる場合は、件名に発信者名を付けるのも有効です。

5月5日グループホテルプレオープン(ご案内)

8月3日新聞掲載記事の詳細(情報提供)

時間がある時に読んでほしい内容や、ニュース配信程度である場合は上記のような補足も親切。

 

件名を変えない時、変える時

相手から来たメールに返信する時は、Re: のあとに元の件名を残すのが原則です。理由はそれまでのやりとりをツリーの状態で見ることができるため。メールの件名をむやみに変えるとこの機能が使えなくなるので注意が必要です。

また、メールは1通1件が基本ですが、ちょっとした余談を本文に添え、相手がそれに反応してそちらに話題が移ってしまう時があります。その場合は2つの話題が混同しないよう「Bプロジェクトについては、別メールにて返信いたします。」と付け加え、メールを分けて件名を新しく立てた方がよいでしょう。

 

まとめ

基本的ですが、大事なことばかりですね。

たかがメール、されどメールなので

メールのマナーを習得してデキるビジネスマンを目指しましょう。

 

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