【ビジネスメール】了解・承知・了承の使い分けとは?意外と知らないメールのマナー

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ビジネスマンに必須の連絡手段である「メール」

知ってるようで知らないメールのマナーについて勉強してみましょう。

この記事は、以下の本を参考に執筆しています。

 

了解・承知・了承の使い分け

 

Yesの返事をする時に使う上記3つのフレーズ。ちゃんと使い分けれていますか?それぞれのニュアンスを確認してみましょう。

了解」→理解して受け入れるというニュアンス。担当者同士、上司と部下の間で使う。

承知」→無条件に受け入れるニュアンス。顧客から指示を受けるなど一方的に従う立場になる場合に使う。

了承」→相手の事情をくみとる意味があり、一段高い位置からの承諾になる。相手に敬意を払いたい場合は不適当。

 

「了承いたしました。」ってなんか丁寧な感じに聞こえますよね。上から目線になっていたなんて・・・。筆者も間違って使っていたかも。正しくは、「承知いたしました。」なのです。

 

じゃあいつ「了承」を使うのでしょうか?

 

それは、Yesの返事を求める時です。

 

(例)

ご了承くださいますようお願いいたします。

ご了承いただきたくお願いいたします。

 

なるほど、目上の人に承諾を得たい場合に使うのですね。

 

ご査収・ご確認・お目通しの使い分け

 

上記の言葉も、よく見られるフレーズでありながら、正しく使えているか不安な人は多いのではないでしょうか?

それぞれの用途を見ていきましょう。

「ご査収ください」→受け取るだけでいいとき

「お確かめ下さい」「ご確認ください」→問題があれば指摘してほしいとき

「お目通しください」→長い文章等を見てもらいたい時(ページ物の文書など)

ポイントは、確認してどうしてほしいのかによって表現を変えるということ。

(例)

スケジュール表をお送りします。
ご査収ください
よろしくお願いいたします。

送りっぱなしで良い時の例。

 

(例)

3月24日のOOフェアのパンフレットの校正が出ました。
PDFファイルで添付いたしますので、ご確認いただきたく、お願いいたします。

何か不都合な点等がございましたら、お知らせください。

校正に問題があれば指摘してほしい時の例。

 

(例)

5月の会議の議事録が上がってまいりましたので、ワードファイルで添付いたします。
お忙しいところ、大変恐縮ですが、お目通しいただき
修正などがございましたら、来週15日までにご返信いただければ幸いです。

1ページ以上に渡る議事録を確認してほしい時の例。

 

まとめ

 

日本語のニュアンスってむずかしいですね。

また使い分けに困るフレーズがあれば、追記します。

 

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